T.C. Mİllî Eğİtİm BakanlIğI
TEKİRDAĞ / SÜLEYMANPAŞA - Namık Kemal Lisesi
Dijital Arşiv
Okulumuz altmış iki yıllık geçmişe sahip olup ilimizin en eski okuludur. Bu süreç içinde ortaokul ve lise kısımları bir süre birlikte hizmet vermiş 42 binden fazla öğrenci mezun etmiştir. Binlerce öğrenci de tasdikname ile okulumuzdan ayrılmıştır. Bu sayıda öğrencinin olması okul arşivinde büyük bir dosya hacminin oluşmasına sebep olmuştur.
Her gün ortalama iki-üç kişi okulumuza gelerek yıllar öncesine ait kendilerine ilişkin çeşitli amaçlarla kullanılmak üzere belge talep etmektedir. Okul yöneticileri bu işlemi yaparken günlük olağan işlerini bırakıp okulun onlarca defterinin olduğu arşiv odasına giderek, saatlerce uğraşarak talep edilen bilgilere ulaşmaya çalışmaktadır. Bu durum hem zaman hem de enerji kaybına neden olmaktadır.
Öte yandan adı geçen defterler, zaman içinde doğal sebeplerden ve sık kullanılmaktan dolayı yer yer tahrip olabilmektedir.
Projenin Amaç ve Hedefleri
Bu projenin amacı; bir yandan paydaşlarımızın talep ettiği öğrenim durumlarını gösteren belgeyi onlara saatler değil; 5 dakika içinde sunmak; diğer yandan okul yöneticilerimizin emek ve zaman kaybını önleyerek kurumumuzun kısa sürede kaliteli hizmet vermesini sağlamaktır.
Projede Gerçekleştirilenler
Okul idaresinin talebi doğrultusunda Kütük Defterleri, Sınıf Geçme Defterleri, Diploma Defterleri, Tasdikname Defterleri, E-Okul Sisteminden Önce Kullanılan Program Verilerinden oluşan toplamda 21367 sayfa dört yıla yayılarak taranmış, düzenlenmiş orijinalliği bozulmadan veriler işlenerek kullanıma hazır hale getirilmiştir.
Projenin Paydaşlara Sağladığı Katkılar
Proje kullanılmaya başlanmadan önce idarecilerimiz bir belgenin hazırlanması için arşive girerek yaklaşık 1-2 saat arasında bilgilere ulaşmakta; bu bilgiler ışığında istenilen belgenin hazırlanması da yaklaşık 10 dakika sürmekteydi.
Bu projenin gerçekleşmesiyle okul yöneticilerimiz okul arşivine girmeden kendi odalarındaki bilgisayarlarında 30 saniye içinde bilgilere ulaşmakta 5 dakikada istenilen belgeyi düzenleyip paydaşlarımıza vermektedir. Bu sayede hem belgeyi talep eden paydaşlarımızın zaman kaybı engellenmiş hem de belgeyi hazırlayan yöneticilerimizin iş yükü azaltılarak kısa sürede kaliteli hizmet sunmaları sağlanmıştır.
Nitekim bu proje her yıl bakanlığımızın düzenlediği EĞİTİM VE ÖĞRETİMDE YENİLİKÇİLİK ÖDÜLLERİ Batı Marmara (Tekirdağ, Edirne, Kırklareli, Balıkesir, Çanakkale) Bölgesinde Kurumsal Kapasitenin Geliştirilmesi Kategorisinde 2017 yılında BÖLGE BİRİNCİSİ seçilerek ödüllendirilmiştir.
